Kontrolní řád obce ze dne 4.4.2005

Kontrolní řád obce Strmilov

1. Úvodní ustanovení
   1. Tímto kontrolním řádem se zavádí vnitřní kontrolní systém dle zákona 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě (dále jen "zákon o finanční kontrole") v orgánu veřejné správy obce Strmilov.
   2. Cílem tohoto kontrolního řádu je vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy; zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizi k vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů obce.
   3. Kontrolní řád upravuje kontrolní systém obecního úřadu práva a povinnosti pracovníků obecního úřadu, práva a povinnosti kontrolního výboru a interního auditu a úlohu jednotlivých útvarů v kontrolním systému.
   4. Kontrolní systém zahrnuje: veřejnosprávní kontrolu a vnitřní kontrolní systém.
   5. Kontrolní systém je nedílnou součástí sytému řízení. Získává objektivní informace o tom, zda jednotlivé útvary a jimi řízené organizační složky a příspěvkové organizace postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy obecního úřadu a zda uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně.
   6. Kontrolní řád v rámci organizačního uspořádání obecního úřadu upravuje práva a povinnosti vedoucích pracovníků, jimi řízených organizačních jednotek a pracovníků pověřených kontrolní činností.
2. Vymezení základních pojmů
   1. orgánem veřejné správy, kontrolovanou osobou i kontrolním orgánem ve smyslu zákona o finanční kontrole se rozumí obec
   2. vedoucím orgánu veřejné správy ve smyslu zákona o finanční kontrole je starosta,
   3. veřejnými prostředky jsou veřejné finance (příjmy a výdaje), věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící obci
   4. veřejnou finanční podporou se rozumí poskytování dotací, příspěvků a návratných finančních výpomocí z rozpočtu obce,
   5. správností finanční a majetkové operace (dále jen "operace") je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností,
   6. hospodárností je takové použití veřejných prostředků, které vede k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů,
   7. efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků,
   8. účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů,
   9. veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola prováděná u příspěvkových organizací ve své působnosti, organizačních jednotek a u příjemců veřejné podpory z rozpočtu obce nebo u žadatelů o tuto podporu,
   10. řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími pracovníky organizačních jednotek v rámci své řídící působnosti vymezené v organizačním řádu při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací
   11. interním auditem se rozumí nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému orgánu veřejné správy.
3. Vnitřní kontrolní systém

Povinnosti starosty obce
Starosta obce je v rámci své odpovědnosti povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém obce, který

1. vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy
2. je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním činností obce a jí zřízených organizačních složek a příspěvkových organizací financovaných z veřejných prostředků
3. zahrnuje postupy pro včasné předávání informací o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k nápravě

Za tímto účelem:

• organizačním řádem, vnitřními směrnicemi a pracovními náplněmi pracovníků stanoví rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností zaměstnanců obce, volených a jmenovaných orgánů obce při nakládání s veřejnými prostředky
• vydáním vnitřních předpisů k účetnictví, oběhu účetních dokladů, evidenci a nakládání s majetkem, zajistí oddělení pravomocí a odpovědnosti při přípravě, schvalování, provádění a kontrole finančních a hospodářských operací
• zajistí, aby o všech operacích a provedených kontrolách byl proveden průkazný záznam a vedena příslušná dokumentace
• zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků a přijme veškerá potřebná opatření k jejich ochraně

Povinnosti dalších odpovědných pracovníků obce

• zajišťují a zodpovídají za plnění výše uvedených úkolů v souladu s platnými zákony a vnitřními směrnicemi organizace
• jsou povinni podávat starostovi a orgánům obce včasné a spolehlivé informace o výsledcích, dosahovaných při plnění výše uvedených úkolů a o závažných nedostatcích, zjištěných v rámci kontrolní činnosti, s návrhy na opatření k jejich odstranění
4. Řídící kontrola - v souvislosti s finančními a hospodářskými operacemi
   1. Úroveň předběžné kontroly zabezpečuje příkazce operace (pověřený vedoucí pracovník jednotky). V rámci této kontroly se schvalovací postup zaměří na prověření:
      1. nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů obce
      2. věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci
      3. dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti
      4. souladu operace s právními předpisy a přijatými koncepčními či jinými záměry schválenými zastupitelstvem obce
      5. dodržení schvalovacích pravomocí orgánů obcí dle Zákona č. 128/2000 Sb., o obcích
      6. rizik, která se mohou v průběhu realizace operace vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění
   2. Úroveň předběžné kontroly zabezpečuje správce rozpočtu. Tato kontrola obsahuje tyto činnosti:
      1. dodržení zákona 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů při realizaci operace
      2. ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem
      3. zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby
      4. prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému rozpočtovému výhledu, schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby
      5. prověření souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky
      6. posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období
   3. Úroveň předběžné kontroly zabezpečuje hlavní účetní. Předmětem této kontroly je ověření:
      1. úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona 563/91 Sb. o účetnictví,
      2. rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu a jejich ověření s podpisovými vzory.

   V případě, že v rámci jednotlivých stupňů předběžné řídící kontroly budou zjištěny nedostatky, nemohou být do doby jejich odstranění příjmy nebo výdaje, které se váží k příslušné operaci realizovány.

   V některých případech, kdy je malá pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s prostředky veřejné správy, lze sloučit 2. a 3. úroveň předběžné řídící kontroly a tuto provádí pouze správce rozpočtu.

   4. Průběžnou řídící kontrolu zabezpečuje vedoucí jednotlivých pracovišť OÚ nebo jím pověření pracovníci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Zjistí-li odpovědní pracovníci, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně starostovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Vedoucí kontrolního výboru stanoví četnost prováděných kontrol. Při výkonu průběžné kontroly se uplatní operační kontrolní postupy, které zajišťují prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci hlavním účetním až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními orgánů obce přijatými v rámci těchto předpisů.

   Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci. Toto pravidlo musí být dodrženo zejména při:

   1. zajišťování bezhotovostního styku. Kontrola se zaměří na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy.
   2. nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami. Kontrola se zaměří na evidenci, inventarizaci, řešení a vypořádání inventarizačních rozdílů, ochrana a zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově,
   3. prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb. Kontrola se zaměří na fyzickou kontrolu nakoupeného zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou dokumentací a zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti.
   4. vyřizování reklamací. Kontrola se zaměří do oblastí, zda jsou reklamace uplatňovány nebo vyřizovány včas, zda jsou zdokumentovány, zaevidovány a předány k vyřízení odpovědným osobám apod.
   5. plnění závazků. Kontrola se zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných závazků, zda nedochází k poškozování věřitele, přednostní úhradou jiných závazků, zda obecnímu úřadu nehrozí sankce z neplnění závazků, zda jsou správně vyúčtovány zálohy apod.
   6. správa pohledávek a jejich vymáhání. Předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek, předávání kompletních podkladů k soudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství pohledávek, využití možnosti započtení pohledávek nebo jejich zobchodování, úroveň informovanosti příslušných pracovníků o dlužnících apod.
   7. prověřování stavu, pohybu a využívání zásob včetně jejich evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o nich, při inventarizaci, zabezpečení ochrany majetku.
   8. prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy. Kontrola se zaměří i na způsob ocenění majetku v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a udržování majetku, provedená technická zhodnocení majetku apod.
   9. zpracování mezd a platů včetně daňové agendy, agendy sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění a jejich evidence. Kontrola se zaměří na zabezpečení ochrany osobních údajů, vedení příslušné pracovněprávní, daňové evidence, plnění termínů pro podávání přehledů, hlášení a vyúčtování. Správnost daní a odvodů, včetně vedení kompletní osobní dokumentace apod.,
   10. zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví. Kontrola se zaměří na porovnání dokladů s údaji v účetní evidenci, při dodržení věcné a časové souvislosti jednotlivých účetních případů.
   5. Následná kontrola finančních a hospodářských operací

   Při následné vnitřní kontrole kontrolní orgán obce kontroluje:

   1. zda jsou dodrženy stanovené podmínky při uskutečňování, vypořádání a vyúčtování schválených operací
   2. zda při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek dochází k přizpůsobení uskutečňovaných operací
   3. zda jsou prováděny včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech a tyto údaje slouží pro včasné a správné zpracování stanovených finančních, účetních a jiných výkazů a hlášení a zpráv
   4. zda údaje v účetních výkazech, výsledek hospodaření a zdroje odpovídají finančním prostředkům na účtech, majetku včetně pohledávek a závazkům organizace

   Starosta obce pro zabezpečení následných kontrol zpracuje roční plán následných kontrol finančních a hospodářských operací a určí termíny provedení a odpovědné výbory a osoby za jeho provádění. Následný plán kontrol musí obsahovat kontrolu plnění opatření z vnějších kontrol obce. Součástí těchto kontrol je i inventarizace majetku podle § 29 - 30 Zákona o účetnictví.

5. Interní audit

Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému obce a plní úkoly podle § 28 zákona o finanční kontrole.

Interní audit zahrnuje zejména:

• finanční audit, to je ověření údajů v účetnictví a finančních výkazech
• audit systémů, to je prověření a zhodnocení fungování systémů
• audit výkonu, to je přezkoumání hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti operací

Interní audit obce je v obci zajištěn v rámci ročního přezkoumání hospodaření obce krajským úřadem ( auditorem ) a vnitřní kontrolou zajišťovanou kontrolním a finančním výborem.

Starosta obce v rámci interního auditu zodpovídá

• za zpracování ročního a střednědobého plánu následných vnitřních kontrol, které budou zároveň sledovat úkoly vnitřního auditu
• za podávání zpráv v předepsaných termínech a rozsahu dle předtisku pro vypracování roční zprávy dle § 22 zákona o finanční kontrole, která zahrnuje údaje a informace o výsledcích finanční kontroly v obci a jí zřízených příspěvkových oraganizací
6. Závěrečná ustanovení
   1. Tento Kontrolní řád je po schválení závazný pro všechny pracovníky obecního úřadu, organizačních jednotek a příspěvkových organizací zřízených obcí.
   2. Tento kontrolní řád byl schválen radou obce Strmilov dne 4.4.2005.